Gérer les réceptions

Une réception est une livraison que l'entreprise de fulfilment reçoit et traite pour vous. Lorsque vous cliquez sur une réception, l'écran de détail de cette réception s'ouvre. Vous y voyez les produits, les détails et les expéditions de la réception, et vous pouvez la modifier, la supprimer ou créer une étiquette d'expédition.

Ouvrir l'écran de détail

1. Dans le menu, allez dans Réception. Vous pouvez aussi ouvrir une réception depuis Conseil d'achat, ou depuis un écran de détail dans Stock.
2. Dans l'aperçu, cliquez sur la ligne de la réception.

L'écran de détail comporte cinq onglets : Produits, Détails, Expéditions, Photos et Logs. En haut à droite se trouve le bouton Actions, qui regroupe les autres opérations.

Les modifications que vous apportez à une réception sont immédiatement visibles pour l'entreprise de fulfilment. Elle sait ainsi quand du nouveau stock arrive et peut planifier le traitement.

Statuts d'une réception

Chaque réception a un statut :

• Attendu : la réception a été créée, mais pas encore reçue.
• En attente d'approbation : la réception doit d'abord être dédouanée. Elle passe ensuite au statut Attendu.
• Partiellement reçu : une partie de la réception est arrivée chez l'entreprise de fulfilment.
• Entièrement reçu : toutes les marchandises de la réception ont été reçues.
• Reçu incomplet : la réception a été clôturée, mais moins de produits sont arrivés que ce qui avait été annoncé.
• Terminé : les marchandises ont été reçues et placées sur un emplacement de l'entrepôt.
• Annulée : la réception n'est plus attendue.

Produits

Dans l'onglet Produits, vous voyez pour chaque produit le SKU et combien d'unités sont Annoncé, Reçu et Traité, avec le Statut de la ligne.

Sous Facture, vous voyez les coûts liés à la réception, avec pour chaque ligne la Description, la Quantité, le Prix et le Total, et en bas le Montant total. Vous ne voyez cette partie que si des coûts sont liés à la réception et si vous pouvez consulter les factures.

Modifier les produits

Tant que la réception a le statut Attendu et que vous êtes autorisé à gérer les réceptions, vous pouvez encore modifier les produits.

1. Cliquez sur Modifier.
2. Modifiez la quantité, ou ajoutez un produit via Rechercher des produits.
3. Si nécessaire, renseignez le Lot (batch), le Lot (partie), la Date limite de consommation ou les Numéros de série.
4. Cliquez sur Enregistrer. Avec Annuler, vous annulez les modifications.

Détails

Dans l'onglet Détails, vous modifiez la Référence, la Date de livraison prévue et le nombre de Palettes et de Colis. Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Supprimer une réception

1. Dans l'onglet Détails, cliquez sur Supprimer.
2. Confirmez avec Supprimer dans la fenêtre Êtes-vous sûr ?.

La réception est supprimée du système et n'est plus visible pour l'entreprise de fulfilment.

Expéditions

Dans l'onglet Expéditions, vous voyez les expéditions avec lesquelles la réception est livrée, avec pour chaque expédition le Statut et le Track & Trace. Une expédition a le statut Actif, Reçu, Annulée ou Inconnu.

Si vous êtes autorisé à gérer les réceptions, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des expéditions :

• Ajouter une expédition ouvre la fenêtre Ajouter des expéditions entrantes. Saisissez le Track & Trace de chaque expédition et cliquez sur Ajouter. Avec Annuler, vous fermez la fenêtre sans rien ajouter.
• Modifier l'expédition entrante ouvre une fenêtre dans laquelle vous modifiez le Track & Trace. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
• Supprimer supprime l'expédition, après votre confirmation.

Photos

Dans l'onglet Photos, vous voyez les photos que l'entreprise de fulfilment a prises lors du traitement de la réception. S'il n'y a pas encore de photos, le message Pas encore de photos s'affiche. Cliquez sur une photo pour l'agrandir. Dans cette fenêtre, vous pouvez enregistrer la photo avec Télécharger.

Logs

Dans l'onglet Logs, vous voyez ce qui s'est passé avec la réception. Chaque ligne indique une Description, quand cela s'est produit (Créé le) et Par qui.

Le menu Actions

En haut à droite de l'écran de détail se trouve le bouton Actions.

• Exporter les lignes de réception : exporte les lignes de cette réception vers Excel.
• Bon de préparation : télécharge le bon de livraison de cette réception.
• Créer une expédition : créez une étiquette d'expédition pour livrer cette réception à l'entreprise de fulfilment. Voir ci-dessous.
• E-mail au fournisseur : envoyez cette réception comme commande à un fournisseur. Vous ne voyez cette action que si vous êtes autorisé à gérer les réceptions. Voir ci-dessous.
• Ajouter une remarque : ajoutez une remarque à la réception. Vous saisissez la remarque et confirmez. Vous ne voyez cette action que si l'entreprise de fulfilment l'a activée pour vous.
• Créer un ticket de support : créez un ticket de support lié à cette réception.

Créer une expédition

Vous ne voyez cette action que si l'entreprise de fulfilment a configuré des options d'expédition avec lesquelles vous pouvez créer vous-même des étiquettes. L'étiquette est facturée dès que vous la créez. L'expédition est automatiquement liée à la réception.

1. Cliquez sur Actions > Créer une expédition.
2. Choisissez le Pays, puis le Transporteur. S'il n'y a pas d'option d'expédition pour ce pays, la fenêtre vous l'indique.
3. Vérifiez la Longueur, la Largeur, la Hauteur et le Poids. Stockhub les pré-remplit avec 50 % des valeurs maximales de l'option d'expédition. Adaptez-les aux dimensions réelles.
4. Sous Destinataire, renseignez le Nom, le Nom de l'entreprise, le Code postal, le Numéro, le Complément, la Rue, la Ville, l'E-mail et le Téléphone, ou choisissez une adresse de votre carnet d'adresses sous Adresse standard. Vous créez vous-même une adresse standard dans Paramètres > Carnet d'adresses.
5. Indiquez la Quantité d'étiquettes, entre 1 et 50, et si nécessaire une Référence et des Notes.
6. Cliquez sur Créer.

E-mail au fournisseur

Avec cette action, vous envoyez la réception comme commande à un fournisseur, par exemple si vous ne l'avez pas fait lors de la création de la réception.

1. Cliquez sur Actions > E-mail au fournisseur.
2. Sous Fournisseur, le fournisseur de la réception est déjà choisi. Choisissez-en un autre si nécessaire avec Rechercher un fournisseur. La liste ne contient que les fournisseurs qui ont une adresse e-mail.
3. Stockhub prépare l'e-mail avec les produits qui figurent actuellement dans la réception. Vous voyez sous À l'adresse e-mail du fournisseur, l'Objet et l'e-mail lui-même. Adaptez l'objet et le texte si nécessaire ; vous modifiez le texte en tapant directement dans l'e-mail.
4. Cliquez sur Envoyer. Avec Annuler, vous fermez la fenêtre sans rien envoyer.

Si vous choisissez un autre fournisseur que celui de la réception, ce fournisseur est lié à la réception après l'envoi. Si la réception ne contient aucun produit, l'e-mail ne peut pas être envoyé. L'onglet Logs indique ensuite que la réception a été envoyée au fournisseur.

Le contenu par défaut de l'e-mail se règle dans les paramètres e-mail, dans l'onglet E-mail de commande fournisseur. Consultez l'article E-mailinstellingen.