Inslagen beheren

Een inslag is een levering die het fulfilmentbedrijf voor je binnenkrijgt en verwerkt. Als je op een inslag klikt, opent het detailscherm van die inslag. Hier zie je de producten, gegevens en zendingen van de inslag en kun je hem aanpassen, verwijderen of een verzendlabel aanmaken.

Het detailscherm openen

1. Ga in het menu naar Inslag. Je kunt een inslag ook openen vanuit Inkoopadvies, of vanuit een detailscherm in Voorraad.
2. Klik in het overzicht op de regel van de inslag.

Het detailscherm heeft vijf tabs: Producten, Gegevens, Zendingen, Foto's en Logs. Rechtsboven staat de knop Acties met de overige bewerkingen.

Wijzigingen die je in een inslag doet, zijn direct zichtbaar voor het fulfilmentbedrijf. Zo weet het wanneer nieuwe voorraad binnenkomt en kan het de verwerking inplannen.

Statussen van een inslag

Elke inslag heeft een status:

• Verwacht: de inslag is aangemaakt, maar nog niet ontvangen.
• Wacht op goedkeuring: de inslag moet eerst door de douane worden vrijgegeven. Daarna krijgt hij de status Verwacht.
• Gedeeltelijk ontvangen: een deel van de inslag is binnengekomen bij het fulfilmentbedrijf.
• Volledig ontvangen: alle goederen uit de inslag zijn ontvangen.
• Onvolledig ontvangen: de inslag is afgesloten, maar er zijn minder producten binnengekomen dan aangemeld.
• Afgerond: de goederen zijn ontvangen en op een locatie in het magazijn geplaatst.
• Geannuleerd: de inslag wordt niet meer verwacht.

Producten

Op de tab Producten zie je per product de SKU en hoeveel stuks er zijn Vooraangemeld, Ontvangen en Verwerkt, met de Status van de regel.

Onder Factuur zie je de kosten die aan de inslag zijn gekoppeld, met per regel de Omschrijving, het Aantal, de Prijs en het Totaal, en onderaan het Totaalbedrag. Dit deel zie je alleen als er kosten aan de inslag zijn gekoppeld en je facturen mag bekijken.

Producten wijzigen

Zolang de inslag de status Verwacht heeft en je inslagen mag beheren, kun je de producten nog aanpassen.

1. Klik op Wijzigen.
2. Pas het aantal aan, of voeg een product toe via Zoek naar producten.
3. Vul zo nodig de Batch, de Partij, de THT-datum of de Serienummers in.
4. Klik op Opslaan. Met Annuleren maak je de wijzigingen ongedaan.

Gegevens

Op de tab Gegevens pas je de Referentie, de Verwachte leverdatum en het aantal Pallets en Colli aan. Klik daarna op Opslaan.

Inslag verwijderen

1. Klik op de tab Gegevens op Verwijderen.
2. Bevestig met Verwijderen in het venster Weet je het zeker?.

De inslag wordt uit het systeem verwijderd en is niet meer zichtbaar voor het fulfilmentbedrijf.

Zendingen

Op de tab Zendingen zie je de zendingen waarmee de inslag wordt aangeleverd, met per zending de Status en de Track & Trace. Een zending heeft de status Actief, Ontvangen, Geannuleerd of Onbekend.

Als je inslagen mag beheren, kun je zendingen toevoegen, wijzigen en verwijderen:

• Zending toevoegen opent het venster Zendingen toevoegen. Vul per zending de Track & Trace in en klik op Toevoegen. Met Annuleren sluit je het venster zonder iets toe te voegen.
• Zending wijzigen opent een venster waarin je de Track en Trace aanpast. Klik daarna op Opslaan.
• Verwijderen verwijdert de zending, nadat je dat hebt bevestigd.

Foto's

Op de tab Foto's zie je de foto's die het fulfilmentbedrijf bij het verwerken van de inslag heeft gemaakt. Zijn er nog geen foto's, dan staat er Nog geen foto's. Klik op een foto om hem groter te bekijken. In dat venster kun je de foto met Download opslaan.

Logs

Op de tab Logs zie je wat er met de inslag is gebeurd. Per regel staat een Omschrijving, wanneer het is gebeurd (Aangemaakt op) en Door wie.

Het menu Acties

Rechtsboven in het detailscherm staat de knop Acties.

• Inslagregels exporteren: exporteert de regels van deze inslag naar Excel.
• Pakbon: download de pakbon van deze inslag.
• Maak verzending aan: maak een verzendlabel aan om deze inslag bij het fulfilmentbedrijf aan te leveren. Zie hieronder.
• Mail naar leverancier: stuur deze inslag als bestelling naar een leverancier. Deze actie zie je alleen als je inslagen mag beheren. Zie hieronder.
• Opmerking toevoegen: voeg een opmerking toe aan de inslag. Je typt de opmerking in en bevestigt. Deze actie zie je alleen als het fulfilmentbedrijf dat voor je heeft aangezet.
• Supportticket aanmaken: maak een supportticket aan dat aan deze inslag gekoppeld is.

Verzending aanmaken

Deze actie zie je alleen als het fulfilmentbedrijf verzendopties heeft ingesteld waarmee je zelf labels kunt aanmaken. Het label wordt in rekening gebracht zodra je het aanmaakt. De zending wordt automatisch aan de inslag gekoppeld.

1. Klik op Acties > Maak verzending aan.
2. Kies het Land en daarna de Verzender. Is er voor dat land geen verzendoptie, dan zie je dat in het venster.
3. Controleer de Lengte, Breedte, Hoogte en het Gewicht. Stockhub vult deze vooraf in met 50% van de maximale waarden van de verzendoptie. Pas ze aan naar de echte afmetingen.
4. Vul bij Ontvanger de Naam, Bedrijfsnaam, Postcode, Huisnummer, Toevoeging, Straat, Stad, Email en Telefoon in, of kies een adres uit je adresboek bij Standaardadres. Een standaardadres maak je zelf aan via Instellingen > Adresboek.
5. Vul het Aantal labels in, tussen 1 en 50, en zo nodig een Referentie en Notities.
6. Klik op Aanmaken.

Mail naar leverancier

Met deze actie stuur je de inslag als bestelling naar een leverancier, bijvoorbeeld als je dat bij het aanmaken van de inslag niet hebt gedaan.

1. Klik op Acties > Mail naar leverancier.
2. Bij Leverancier staat de leverancier van de inslag al gekozen. Kies zo nodig een andere met Zoek leverancier. In de lijst staan alleen leveranciers met een e-mailadres.
3. Stockhub maakt de mail met de producten die nu in de inslag staan. Je ziet bij Aan het e-mailadres van de leverancier, het Onderwerp en de mail zelf. Pas het onderwerp en de tekst zo nodig aan; de tekst wijzig je door direct in de mail te typen.
4. Klik op Verstuur. Met Annuleren sluit je het venster zonder iets te versturen.

Kies je een andere leverancier dan die van de inslag, dan wordt die leverancier na het versturen aan de inslag gekoppeld. Heeft de inslag geen producten, dan kan de mail niet worden verstuurd. Op de tab Logs zie je daarna dat de inslag naar de leverancier is gemaild.

De standaardinhoud van de mail stel je in bij de e-mailinstellingen, op de tab Bestelling leverancier e-mail. Zie het artikel E-mailinstellingen.